במרבית ההליכים אשר מתנהלים במשרד הפנים, יש צורך בהגשת מסמכים מחו"ל. אולם מסמך שהופק במדינה אחרת אינו בעל תוקף בישראל כשלעצמו, וזאת מאחר ואין לרשות האוכלוסין כל דרך לדעת האם הוא אותנטי ואמיתי.
לכן, ישנו צורך באימות המסמך באופן שיקנה לו תוקף בינלאומי ויעיד על כך שהוא מסמך מקורי ואמיתי. את התהליך ניתן לעשות בשתי דרכים: בראשונה הינה באמצעות אפוסטיל, והשניה באמצעות אימות של שרשרת חתימות, אשר תסתיים בקונסוליה/שגרירות ישראלית ברחבי העולם.
אימות באמצעות אפוסטיל
אמנת האג לביטול הצורך בחקיקה למסמכי חוץ ציבוריים (באנגלית:bolishing the Requirement for Legalisation for Foreign Public Documents) , (אמנת האג- אפוסטיל) נוצרה בשנת 1961, ובמשך השנים עוד ועוד מדינות הצטרפו אליה. במסגרת האמנה, ישנם מי שמוסמכים לאמת את החתימות שעל המסמך. אם המסמך הנדרש הוא ממדינה החתומה על אמנת האג- אפוסטיל, הרי שלאחר הוצאת תעודה מקורית (או העתק מאומת של התעודה המקורית) יש לוודא היכן ניתן לקבל אפוסטיל על התעודה, ועם קבלת האפוסטיל, המסמך יהיה מאומת ותקף גם במדינות אחרות. את אימות האפוסטיל על גבי המסמך ניתן לבצע רק במדינה בה הוצא המסמך!
האפוסטיל עצמו בעצם מאמת את החתימה שעל גבי המסמך המקורי, ועל כן, כדאי לבדוק אם אכן, השם שמופיע על האפוסטיל תואם לשם החותם במסמך.
כמו כן, חשוב להבין שהאפוסטיל מוצמד למסמך, לעיתים בסיכת של שדכן, ואסור להפריד בין האפוסטיל למסמך אם יופרדו, המסמך לא יהיה מאומת עוד.
אימות באמצעות שרשרת חתימות
אם נדרשת תעודה ממדינה שאינה חתומה על אמנת האג לאפוסטיל, יש צורך לאמת אותה או העתק מאומת שלה באמצעות שרשרת חתימות. האימות נעשה בהתאם להוראות נוהל הטיפול באימות תעודה ציבורית שניתנה בחו"ל. לצורך זה, "העתק" של התעודה הוא לא עותק שאפשר לצלם, אלא למשל, העתק תעודת לידה שמוצא שוב על ידי משרד הפנים במקום התעודה המקורית שהוצאה בעת לידתו של אדם.
במדינות אלה, יש צורך לאמת את המסמך בתהליך הבא:
- ראשית, יחתום על התעודה הפקיד במשרד המנפיק.
- שנית, יש להחתים פקיד משרד המשפטים במדינת הנפקת המסמך.
- שלישית, יחתום פקיד משרד החוץ במדינה המנפיקה את המסמך.
- רביעית, יחתום הקונסול הישראלי במדינה המנפיקה את המסמך.
כל אחד מהחותמים מאמת את החתימה של מי שקדם לו. כמו כן, בקנדה, אין צורך בשרשרת חתימות, והקונסול יכול לאמת מיד את חתימת הפקיד במשרד המנפיק את התעודה; באתיופיה, תאילנד או נפאל, אין צורך להחתים את משרד המשפטים, אלא רק את הפקיד במשרד המנפיק, את משרד החוץ ואז בקונסוליה הישראלית .
לדוגמה: תעודת לידה מירדן, שאינה חתומה על אמנת אפוסטיל, יש לאמת כך: ראשית, יחתום פקיד משרד הבריאות/הפנים הירדני המנפיק את התעודה. לאחר מכן, תועבר התעודה אל משרד המשפטים הירדני שיאמת את המסמך, ולאחר מכן למשרד החוץ הירדני שיאמת אף הוא, ולאחר שכל החתימות הללו נמצאות על המסמך, יאמת אותו קונסול ישראל בירדן.
שרשרת חתימות במדינה שבה לישראל אין יחסים דיפלומטיים
מאחר והנוהל דורש שקונסול ישראל במדינה שהנפיקה את המסמך יאמת אותו, נשאלת השאלה- מה עושים כאשר יש צורך להביא מסמך ממדינה שליראל אין יחסים דיפלומטיים איתה ואף אין בה אפוסטיל?
במקרה שכזה, שרשרת החתימות תהיה בין מדינות שונות:
- ראשית, יאומת המסמך על ידי המדינה המנפיקה אותו (ע"י המשרד המנפיק)
- שנית, המסמך יועבר לקונסוליה של מדינה שלישית, שיש לה יחסים דיפלומטיים גם עם ישראל וגם עם המדינה המנפיקה, והקונסוליה של המדינה השלישית תאמת את החתימה על המסמך.
- לאחר החתימה,תועבר התעודה לאימות משרד החוץ של המדינה השלישית
- לאחר מכן, המסמך יועבר לקונסוליה הישראלית במדינה השלישית, והיא תאמת את חתימת משרד החוץ של המדינה השלישית.
לדוגמה, אם מדובר בתעודת לידה מקובה, שאין בה אפוסטיל או יחסים דיפלומטיים עם ישראל, התעודה תאומת בדרך זו: ראשית, יחתום הפקיד המנפיק את התעודה במשרד הפנים/הבריאות בקובה. לאחר מכן, תועבר התעודה לאימות בשגרירות שוויץ בקובה, אשר תאמת את החתימה. משם, תועבר לשווייץ לחתימת משרד החוץ השוויצרי, ולאחר מכן לקונסולה הישראלית בשוויץ לחתימה סופית.
אם עליכם להביא מסמכים ממדינות שונות, ואתם זקוקים לשירות בנושא זה, ייעוץ או הבאת מסמכים בפועל- פנו למשרדנו.
